Liebe Eltern,
wie Sie vielleicht wissen, verlasse ich die GSIS am Dienstag, 30. November, und dies wird daher mein letzter Rundbrief sein; ich werde es vermissen, Ihnen Neuigkeiten mitzuteilen. Zuallererst möchte ich Ihnen für Ihre Zusammenarbeit und Unterstützung in diesen schwierigen, aber produktiven Wochen danken. Hierzu gibt es einige gute Nachrichten und wesentliche Entwicklungen, die Sie nachfolgend finden:
Aktualisierungen in den letzten Wochen:
Neuer Service- und Mietvertrag für den PokFuLam-Campus
Wir haben alle Auflagen des EDB erfüllt und Checks bestanden. Uns wurde mitgeteilt, dass das EDB bereit sei, unseren Antrag für den neuen Service- und Mietvertrag entgegenzunehmen. Wir haben die vollständigen Unterlagen am 1. November eingereicht und warten nun auf die Genehmigung des EDB für die fünfjährigen Verträge für jeweils Service und Miete (die maximale Gültigkeit des Servicevertrags beträgt fünf Jahre). Während wir auf die Genehmigung warten, hat das EDB die Verlängerung unserer derzeitigen Verträge bzgl. Service und Miete bis zum 5. März 2022 gewährt.
Shuttlebusse
Die in der vergangenen Woche eingerichteten Shuttlebusse haben 275 Schülerinnen und Schüler erfolgreich zu unserem Peak-Campus befördert, als der Zugang zur Guildford Road aufgrund des Erdrutsches eingeschränkt war.
EDB-Check zur Einhaltung der Vorschriften
Wir haben die stichprobenartige Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch das EDB für beide Campusse bestanden.
Schließung des PokFuLam-Campus (URTI)
Auf Anordnung der CHP wurde der PFL-Campus ab Freitag, 12. November, für fünf Tage aufgrund von URTI geschlossen. Der gesamte Campus wurde gründlich und professionell desinfiziert, damit die Schülerinnen und Schüler am Mittwoch, 17. November, zurückkehren konnten. Wir danken den Eltern sowie dem Kollegium für die uneingeschränkte Mitarbeit bei den obligatorischen Tests, die die Wiederaufnahme des Unterrichts ermöglichten.
Schulweite Umfrage
Die Fokusgruppen-Interviews wurden letzte Woche abgeschlossen. Die Umfrage soll am Dienstag, 30. November, versandt werden, und wir bitten Sie um Ihre Teilnahme im Interesse der Weiterentwicklung der Schule.
Wie ich bereits sagte, waren die letzten Wochen eine Herausforderung, aber eine nach der anderen haben wir sie gemeinsam gemeistert. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der wichtigsten Herausforderungen und Fortschritte, die wir im vergangenen Jahr gemeinsam erzielt haben.
Bericht der Verwaltungsleiterin über das Schuljahr 2020/2021 (Schuljahresende Juli 2021)
Das Schuljahr 2020-2021 war wahrscheinlich eines der schwierigsten Jahre in der Geschichte des Schulbetriebs. Die sich ständig verändernde Pandemie-Situation und die damit verbundenen Einschränkungen für die Schulen in Hongkong waren beispiellos. Ich bin beeindruckt von der Agilität und Resilienz, die unser Team dabei an den Tag gelegt hat. Die zahlreichen Anträge auf Wiederaufnahme des Schulbetriebs bei der Hongkonger Erziehungsbehörde (EDB) und die tatsächliche Umsetzung wären ohne die unermüdliche harte Arbeit und Unterstützung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere des Verwaltungsteams, nicht möglich gewesen und nicht genehmigt worden.
Aufgrund der von der Regierung gestellten Aufgabe (vierzehntägige PCR-Tests ohne rechtliche Grundlage) hatten wir einen steinigen Start. Doch obwohl es schwierig war, gelang es uns schließlich, gemeinsam mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Vorgaben zu erfüllen, indem wir wo nötig zusätzliche und individuelle Unterstützung bereitgestellt haben. Ich war auch dankbar dafür, wie sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Gemeinschaft zusammengeschlossen haben, um ein sichereres Umfeld für uns alle zu schaffen, indem sie alle unterstützt und motiviert haben, sich impfen zu lassen. Unsere Impfquoten bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Schülerinnen und Schülern waren die höchsten in Hongkong, und dies wäre ohne die aktive Beteiligung jeder und jedes Einzelnen von uns nicht möglich gewesen.
Trotz der schwierigen Rahmenbedingungen konnten wir neben dem Tagesgeschäft und den aufgrund der Pandemie erforderlichen Sondermaßnahmen erhebliche Fortschritte im Hinblick auf unseren Fünfjahresplan und die jährlichen strategischen Ziele erreichen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass 2019/20 ein Jahr war, in dem Strukturen, Prozesse, Richtlinien und überarbeitete Verfahren in vorrangigen Bereichen eingeführt wurden, um unsere Schule zu modernisieren und unseren Betrieb weiterhin effizienter zu machen. Rollen und Verantwortlichkeiten wurden klar definiert, und 2019 wurde das System zur Leistungsbeurteilung eingeführt, um Fortschritt und Leistung zu messen sowie Entwicklungsmöglichkeiten für Kolleginnen und Kollegen zu erkennen, zu unterstützen und zu fördern. Diese Arbeit ermöglichte es uns, uns für das Schuljahr 2020/21 auf Effizienzsteigerungen in allen Bereichen zu konzentrieren. Obwohl die GSIS eine gemeinnützige Bildungseinrichtung ist, bemühen wir uns, den Wert und die Wirkung für unsere Schülerinnen und Schüler durch eine gute Verwaltung und Verwendung der von den Eltern anvertrauten Schulgebühren zu maximieren. Durch die etablierte leistungsorientierte Kultur waren wir gemeinsam in der Lage, großartige KPIs und Ergebnisse zu erzielen.
Längerfristig erhielten wir von den Eltern Unterstützung und die Bestätigung, dass sich die Verkehrssituation insgesamt verbessert hat und die getroffenen Maßnahmen greifen. Die Schule hat mit Vertreterinnen und Vertretern der Elternschaft zwei Jahre lang für die jährliche Ausschreibung zur Einstellung eines neuen Busunternehmens zusammengearbeitet, um den Schülerinnen und Schülern sowie Eltern einen besseren und kostengünstigeren Service zu bieten. Dies ist vor allem eine Vorbereitung auf die Möglichkeit, die Busnutzung für alle Schülerinnen und Schüler verpflichtend zu machen, was notwendig sein wird, sobald die Bauarbeiten in der Mansfield Road beginnen. Darüber hinaus muss die Schule zunächst einen zuverlässigen Busservice sicherstellen, um die Umsetzung dieser Richtlinie voranzutreiben. Viele Schulen in Hongkong, die KCM nutzen, sind ebenfalls nicht mit dessen Leistungen zufrieden, aber die Sorgen und Risiken, die mit der Einführung eines neuen Dienstleisters verbunden sind, stellen eine Herausforderung dar. Wir sind die einzige internationale Schule, die den Wechsel erfolgreich vollzogen hat. Die Schule hat sich im Ausschreibungsprozess engagiert und die Entscheidung des Auswahlkomitees für das Busunternehmen unterstützt und arbeitet kontinuierlich mit “Synergy” zusammen, damit sich das neue Unternehmen bestmöglich an der GSIS einlebt. Gemeinsam mit “Synergy” wird die Schule die Dienstleistungen des Unternehmens weiterhin evaluieren und begleiten; wir danken den Eltern für ihr Verständnis und ihre Unterstützung für die Initiative und die Maßnahme der Schule, ein neues Busunternehmen zu beauftragen.
In Zusammenarbeit mit der Polizei, der Verkehrsbehörde, dem Bezirksrat und dem Bauträger (Wheelock) prüft die Schule auch die Möglichkeit, den Bus auf eine naheliegende Stelle außerhalb des Schulgeländes zu leiten und einen Shuttlebus einzusetzen, falls sich die Verkehrssituation aufgrund der Bauarbeiten verschlechtern sollte.
Ich möchte diese Gelegenheit auch nutzen, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Eltern und Mitgliedern der Schulgemeinschaft für die Unterstützung der Schule zu danken. Nach zwei Jahren verlasse ich die Schule Ende November 2021 und bin stolz auf das, was wir gemeinsam erreicht haben. Ich bitte Sie, die Schule weiterhin zu unterstützen und zu fördern, insbesondere das Verwaltungsteam, das sich sehr um die Schule gekümmert und in jeder Hinsicht sein Bestes gegeben hat. Viele von ihnen sind die stillen und zuverlässigen Helden, die hinter den Kulissen arbeiten, um alles von einem Plan zur Realität werden zu lassen.
Im Folgenden möchte ich Ihnen einige Höhepunkte des Schuljahres 2020/21 vorstellen:
Gesteigerte Effizienz (Ergebnisse auditiert)
Konsolidierte Einnahmen & Ausgaben (Association & Foundation), nach internem Beitrag zwischen Association und Foundation.
- Einnahmen: 2% unter Budget
- Ausgaben: 6% unter Budget. Obwohl ein kleiner Teil der Reinigungskräfte 2020/21 ausgelagert wurde, um die für die Pandemie erforderliche Reinigungsqualität zu verbessern, wurden die größten Einsparungen ab März 2020 (Schuljahr 2019/20) bei den administrativen Personalkosten erzielt, und zwar aufgrund einer aktiven und bewussten Nutzung der Arbeitskräfte durch Neudefinition und Zusammenlegung von Aufgaben usw. in Vorbereitung auf den wirtschaftlichen Abschwung und potenziell sinkende Einnahmen aus Schulgebühren.
- Überschuss: 172 % des Budgets (HKD)
Personalbestand für Verwaltungspersonal
- 2020/21 Budget: 96 PAX/Mitarbeiterkapazität
- 2020/21 Ist: 79 PAX/Mitarbeiterkapazität (aktiver Personaleinsatz ab März 2020: Schuljahr 2019/20 durch Neudefinition und Zusammenlegung von Aufgaben usw. in Vorbereitung auf den wirtschaftlichen Abschwung. Ein kleiner Teil der Reinigungskräfte wurde 2020/21 ausgegliedert)
- 2021/22 Budget: 79
- 2021/22 September Ist: 73 PAX/Mitarbeiterkapazität
Ratio Schüler/innen zu Verwaltungspersonal:
- 2020/21 Budget: 12,8 (jede Verwaltungskraft betreut 12,8 Schüler/innen)
- 2020/21 Ist: 15,3
- 2021/22 Budget: 15,7
- 2021/22 September Ist: 16,9
Besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis
- Ein neues Busunternehmen wurde ausgewählt, um den Service für die Schülerinnen und Schüler sowie Eltern zu verbessern und um die Busnutzungspflicht am Peak-Campus vorzubereiten.
- Umsetzung der Ausschreibungs- und Beschaffungsrichtlinien, um ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis und zur Einhaltung der Vorschriften zu erreichen.
Finanzielle Nachhaltigkeit
- Verfahren und Richtlinien wurden verfeinert, um die Effizienz und die Einführung des gesamten ERP-Systems zu verbessern.
- Der Gesamtbetrieb wird weiter gestrafft, sobald SAP und unsere weiteren Plattformen synchronisiert und 2021/22 eingeführt sind, wobei 2020/21 solide Fortschritte erzielt werden.
- Für das Schuljahr 2021/22 wurde eine Kapitalabgabe angekündigt und beworben, um eine Vielzahl von Familien für den Einstieg in ausgewählte Jahrgänge zu gewinnen.
- Alle Schulgebühren wurden mit dem EDB neu formalisiert, z. B. Debentures, Kapitalabgabe, 60-Tage-Verspätungsgebühr, Anmeldegebühr usw. Im Schuljahr 2020/21 wurde schrittweise die Wiedereinschreibung an die Anmeldegebühr gekoppelt, was der Schule eine bessere Ressourcenplanung ermöglicht und die finanzielle Nachhaltigkeit der Schule sichert.
Gebäudemanagement
- Die Umgestaltung des Facility-Management-Teams wurde im Sommer 2021 auditiert und erzielte mit 75 % ein hervorragendes Ergebnis.
- Wichtige Sommerprojekte zur Verbesserung der Schuleinrichtungen wurden abgeschlossen.
- Die bekannte Problematik der Klimaanlage im Grundschulgebäude (Upper Building) wird zwischen Oktober und Sommer 2022 behoben werden. Ein Notfallplan ist vorhanden, um Ad-hoc-Probleme zu lösen, wenn die Arbeiten an der Lösung im Gange sind.
Das Projekt wird im Sommer 2021 abgeschlossen.
Erfüllung der Auflagen der Aufsichtsbehörden (Compliance)
- Folgende Richtlinien wurden eingeführt bzw. aktualisiert:
- PICS (Personal Information Collection Statement)
- Kommunikationsrichtlinien für die Schulgemeinschaft
- Richtlinien für den Einkauf
Diese Richtlinien dienen dem reibungslosen Ablauf des Schulbetriebs, dem angemessenen Umgang innerhalb der Schulgemeinschaft sowie dem Schutz der Schulgemeinschaft im Bereich Datensicherheit und Compliance.
- Ein neues Verfahren zur Beantragung und Erneuerung der Mitgliedschaft wurde eingeführt, um eine solide Mitgliederdatenbank aufzubauen und Unregelmäßigkeiten zu verhindern. Außerdem wurde ein neues Mitgliedschaftsportal eingerichtet, das 2021/22 eingeführt werden soll, um die Datenbank und das Antrags- und Erneuerungsverfahren weiter zu verbessern.
- Durch die neu gestaltete Anmeldung sowie das neue Mitgliedschaftsverfahren und -portal wurde sichergestellt, dass alle Eltern und Gemeinschaftsmitglieder der PICS und anderen Richtlinien zustimmen, was nicht nur die Schule in die Lage versetzt, ihre Aufgaben zu erfüllen, sondern auch die gesamte Schule und Gemeinde in Bezug auf Datensicherheit und Datennutzung schützt.
Zusammenarbeit und Kommunikation mit der Gemeinschaft
- Die zeitnahe Kommunikation der Schule per E-Mail und Gazette hat sich zu einer zuverlässigen Informationsquelle für Schülerinnen und Schüler sowie Eltern entwickelt.
- Die Leserschaft der Gazette hat erheblich zugenommen, und die befragten Eltern schätzen die wöchentlichen Updates der Schule.
- Unsere sozialen Medien haben erfolgreich die Ziele erreicht: (1) den GSIS-Spirit und das Engagement der Gemeinschaft zu vermitteln (2) unser Markenversprechen einzulösen: die Erfolge unserer Schülerinnen und Schüler in allen Bereichen zu zeigen (3) Interesse an GSIS-Veranstaltungen und Schulplätzen zu wecken.
Schüleraufnahme
- Die Prüfungen und Interviews wurden trotz der Herausforderungen durch die Pandemie erfolgreich durchgeführt.
- Die Plätze wurden besetzt und es besteht eine solide Kandidatenliste.
- Die Zahl der Abmeldungen war im Vergleich zu anderen Schulen gering und entsprach dem Budget sowie den Vorjahren, was auf eine enge Kommunikation und Nachfassaktionen zurückzuführen ist.
- Das Wiedereinschreibeverfahren wurde überarbeitet und ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt aufgrund eines gestiegenen Verständnisses und gestiegener Mitwirkung der Eltern.
- Die Einschreibegebühr wurde für das Schuljahr 2021-22 eingeführt und zum März 2021 umgesetzt. Diese neuen Maßnahmen ermöglichen eine bessere Prognose der Schülerzahlen und wurden in allen relevanten Unterlagen aktualisiert.
HR
- Neues Willkommenspaket und Einführungsprogramm, das auf die individuellen Bedürfnisse im Zusammenhang mit der Pandemie zugeschnitten ist und von allen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut angenommen wurde.
- Unterstützung der Erweiterten Schulleitung und aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Durchführung von Tests und Impfungen durch offene Kommunikation und individuelle Unterstützung und Koordination.
- Der Schwerpunkt lag auf der Personalbindung und -rekrutierung, die für alle Schulen eine Herausforderung darstellt.
- Engagement im Bereich Mitarbeitergesundheit, bspw. von Beratungsmöglichkeiten bis hin zu individueller Unterstützung bei Bedarf.
IT
- Die Datensicherheit wurde auditiert und ein Aktionsplan zur Umsetzung ab 2020/21 und 2021/22 aufgestellt.
- Upgrade des PFL-WiFi-Netzwerks und der Firewall zur Verbesserung des Online-Learnings für Kindergarten und Grundschule.
- Betreuung von Großveranstaltungen mit großer Teilnehmer-Anzahl: AGM/EGM, Career Day, Townhalls.
- Modernisierung der Firewall am Peak-Campus, um die IT-Sicherheit der Schule zu verbessern.
- Aktualisierung und Verwaltung aller Lizenzen für das Online-Lernen.
- Entwurf und Einführung von SAP zur Steigerung der Effizienz im Finanzwesen (ein System zur Verknüpfung von Budget, Ausgaben und Beschaffung)
- Implementierung des neu definierten Prozesses für die Beantragung und Erneuerung der Mitgliedschaft und Gestaltung des neuen Portals als Ergänzung der Mitgliederdatenbank und der entsprechenden Abläufe.
Clare Chiu Verwaltungsleiterin Email |
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